多くの部署と関りを持つシステム開発部。
具体的にどのような関り方をしているのか、情報システム本部　副本部長に話を伺いました。

―具体的にどんな部署とコミュニケーションを取る場面があるか教えてください。

一番話す機会が多いのは営業部です。週に1度会議の場を設けています。
そこで具体的に「営業の施策でこういうことを考えています」という共有や「システムのこの部分の改修はできませんか？」といったような会話をしています。
施策の一環としてECサイト内でお客様にサービス周知をする場合には、それに伴いサイトに負荷がかかるため、耐えることができるような体制についての相談を実施することもあります。もちろん全てが実現できるわけではないですが、定例でコミュニケーションを取る時間を作っています。

以前は営業部と違う拠点だったシステム開発部が営業部がメイン拠点としているDaiwa西新宿ビルに移動したことで、そういった相談は以前よりもしやすくなりました。

※2024年10月15日、本社（Daiwa西新宿ビル） 1階に「営業本部と情報システム本部が“密に連携を取り合う”新オフィス」を開設。もともと本社事務所(山手新宿ビル)にて業務をしていたシステム開発部が1階に移動し、Daiwa西新宿ビルを拠点とする営業部と距離が近くなりました。

参考記事：https://www.syuppin.co.jp/news/newoffice/

―システム開発部は昨年10月に山手新宿ビルからDaiwa西新宿ビル1階に移転しましたが、対面でお話しされることが増えたのでしょうか。

そうですね。営業部の方も相談に来やすいですし、特に店舗が本社と併設されている筆記具専門店の『KINGDOM NOTE』は、非常にコミュニケーションが取りやすくなったと思います。
特に今まではKINDOM NOTEの拠点とは物理的に距離もありました。今は隣同士なので「何か操作で困ってないか」「どうしたらいいかわからないことはないか」すぐに聞きに行けます。今まではメールで相談するほどのことなのかと聞こうか悩んでいたそうですが、すぐに声を掛けられる距離になったのはとても良かったです。

それ以外にも最初はメールでやり取りしていたけれど、メールでは伝わりきらないと思ったら、直接会って話をします。従業員数もそこまで多くないのですぐにお互いの顔を覚えられるし、すぐに会うことが出来るぐらいコンパクトな会社なので、声掛けのハードルが低いです。

―営業部との関り方についてお話しいただきましたが、それ以外の部署はどうでしょうか

営業の売上管理や収益に関する部分は財務経理部や経営企画室と話をします。
会社の経営実績等を出す時にはシステムで集計して出しているので、「集計の仕様ってどうなっている？」とか「本来どうあるべきなのか？」といったところの細かいところを一緒になって打ち合わせしています。
特に経営企画室は昔はあまり関りがなかったのですが、より収益管理をしっかり追っていくために最近打ち合わせ回数が増えました。

CROWN GEARSやGMTなど少し離れている拠点はメールベースでのやり取りが多いです。人事部とも採用についてかなり打ち合わせをしていますし、内部監査室も関わります。
部署によって濃淡はあるものの全く関わらない部署はありません。

―システムに対して明るくない部署とコミュニケーションを取る際に意識していることはありますか？

よくあるのは他部署から「こういうことできますか？」と一文で依頼されることがあります。でもそれだけでは分からないので「何に困っているのか」「どんな事情を持っているのか」という部分を聞くようにしています。困っていることを教えてくれたら、それを解決するための方法はいくつか出せます。困っていることを聞くと、「これこれこんなエラーが起きていて…」と出てきますので、そこで解決策を考えることができます。

―最初は皆「これがやりたい」という理想が出てきますよね。それを実現するためにどうすればいいか、ではなくて「そもそもは何のために」という課題の認識、目的のヒアリングが大事ということですよね

そうですね。
「これをやるにはだいぶ工数がかかりますよ」とか、「費用がすごくかかりますよ、でも緊急性があるのであれば、こういう方法もありますよ」というのをシステムの観点で出せるといいですよね。

やっぱりシステムの改修だと1週間や1ヶ月かかるものもありますが、今この瞬間だけでもどうにかしたい、という課題もあります。
ただその１回の後、今後発生する可能性もあるのできちんと根本対策を考えることも大切にしています。暫定対応と根本対応とちゃんと事情が把握できるように分けて考えています。

―課題を引き出す力も大切ですね

言われたことをそのまま受け取るのではなく、事象があって、どうあるべきかがあるのですが、その「どうあるべきか」だけを見てしまう人もいます。特にシステムに明るくない方の場合はそれをそのまま受け取り、結果をよく見たら解決策になっていないこともあります。
その会社の業務があって、それを自動化するためにシステムがあって、システム操作の前にやりたい業務があるはずなので、そこをわかっていれば、相手のやりたいことのイメージが湧きますし、解決策も考えやすくなるので、積極的に他部署の業務も把握していきたいと思います。

★エンジニア向け採用サイト：https://engineer.syuppin.co.jp/